De jaarfactuur van je preventiedienst, lijn per lijn uitgelegd

De jaarfactuur van je externe preventiedienst is een van die documenten die rechtstreeks van de mailbox naar de boekhouding gaan. Begrijpelijk, maar duur. Want tussen de wettelijke bijdrage die je sowieso moet betalen en het totaalbedrag onderaan zit vaak een reeks supplementen die je wél kan beïnvloeden. In dit artikel nemen we een typische jaarfactuur lijn per lijn door.

De opbouw van een typische jaarfactuur

Een jaarfactuur bestaat grofweg uit twee delen. Bovenaan staat de wettelijke forfaitaire bijdrage: aantal werknemers maal het tarief van je tariefgroep. Daaronder volgen de bijkomende aanrekeningen: prestaties, kosten en correcties die bovenop het forfait komen. Het eerste deel ligt vast en is bij elke erkende dienst gelijk. Het tweede deel verschilt per dienst en per jaar, en daar loont het om kritisch te zijn.

Lijn 1: de wettelijke minimumbijdrage

Controleer drie dingen. Klopt het aantal werknemers met je personeelsbestand op de wettelijke peildatum van 30 november vorig jaar? Staat de juiste tariefgroep vermeld? En is het tarief het geïndexeerde bedrag van dit jaar, niet meer en niet minder? Een fout in een van deze drie werkt door in je hele factuur.

De supplementen die je moet dubbelchecken

Verplaatsingskosten

Aangerekend voor prestaties op je bedrijf. Terecht als het om extra prestaties gaat, discutabel als de verplaatsing hoort bij een prestatie die in je forfait of basispakket zit. Vergelijk ook het tarief per verplaatsing met wat in je overeenkomst staat.

Extra medische onderzoeken

Onderzoeken bovenop het voorziene aantal, of onderzoeken voor werknemers die intussen uit dienst zijn. Check of elk aangerekend onderzoek effectief heeft plaatsgevonden en of het om een verplicht dan wel bijkomend onderzoek ging.

Annulatiekosten

Een werknemer die niet opdaagt op een gepland onderzoek kost je een annulatievergoeding, vaak tientallen euro's per gemiste afspraak. Meerdere annulatielijnen op je factuur zijn een signaal dat je interne planning beter kan, en dat is een van de makkelijkst vermijdbare kosten op de hele factuur.

Prestaties buiten het forfait

Opleidingen, metingen, extra adviesuren. Op zich legitiem, maar controleer of je die prestaties besteld hebt en of ze geleverd zijn. Vraag bij twijfel het prestatieoverzicht op.

Administratieve kosten

Dossierkosten, facturatiekosten en vergelijkbare lijnen. Klein per lijn, structureel per jaar. Check of ze in je overeenkomst staan.

Welke supplementen zijn terecht en welke niet?

De vuistregel: behoor je tot groep C- of D, dan moet je dienst het wettelijke basispakket volledig leveren binnen het forfait, zonder bijbetaling. Supplementen voor prestaties uit dat basispakket horen daar niet thuis. Werk je met preventie-eenheden (groep A, B en C+), dan zijn supplementen normaal zodra je eenheden op zijn, maar dan is de echte vraag of je eenheden goed gepland waren.

Checklist: loop je factuur na in 10 minuten

1. Klopt het aantal werknemers met de peildatum van 30 november?
2. Staat de juiste tariefgroep en het geïndexeerde tarief vermeld?
3. Som alle supplementlijnen op: hoeveel procent van je totaal zijn ze?
4. Duid elke supplementlijn: besteld, geleverd, en hoort ze niet in het forfait?
5. Tel de annulatiekosten apart op: dat is je snelst vermijdbare besparing.
6. Vergelijk het totaal met vorig jaar en verklaar het verschil.

Liever dat iemand anders die oefening doet? Stuur je jaarfactuur door via de gratis factuurcheck en je krijgt de analyse lijn per lijn terug.