Veranderen van externe preventiedienst: het complete stappenplan

Je zit niet levenslang vast aan je externe preventiedienst. Overstappen is wettelijk perfect mogelijk en in de praktijk eenvoudiger dan de meeste werkgevers denken. Toch blijven veel bedrijven jarenlang bij dezelfde dienst hangen, vooral uit gewoonte en omdat de factuur "er nu eenmaal bij hoort". In dit artikel: wanneer overstappen het overwegen waard is en hoe je het correct aanpakt.

Wanneer is overstappen het overwegen waard?

Vijf signalen uit de praktijk:

1. Je jaarfactuur staat vol supplementen die je niet kan plaatsen.
2. Medische onderzoeken plannen duurt maanden of loopt telkens mis.
3. Je hebt geen vast aanspreekpunt en krijgt telkens iemand anders aan de lijn.
4. De dienst kent jouw sector niet, waardoor adviezen generiek blijven.
5. Je betaalt voor prestaties die nooit geleverd worden.

Eén signaal is een gesprek waard met je huidige dienst. Drie of meer signalen zijn een reden om te vergelijken.

Overstappen in 5 stappen

1. Analyseer je huidige situatie. Neem je laatste jaarfactuur en je contract erbij. Noteer wat je betaalt, welke supplementen terugkomen en wat je opzegtermijn is.
2. Vergelijk de alternatieven. De minimumtarieven zijn overal gelijk, dus vergelijk op aanrekenbeleid, sectorkennis, regionale aanwezigheid en service. Onze vergelijker doet dit gratis voor je.
3. Check je opzegtermijn en de vervaldatum. De meeste contracten verlengen stilzwijgend per kalenderjaar. Wie de deadline mist, zit er een jaar langer aan vast.
4. Sluit eerst je nieuwe overeenkomst af. Je moet op elk moment aangesloten blijven. Regel dus eerst je nieuwe dienst, met startdatum aansluitend op het einde van je huidige contract, en zeg pas daarna op.
5. Regel de overdracht. Je nieuwe dienst neemt de opstart op zich: kennismaking, planning van het gezondheidstoezicht en overname van de dossiers.

Waar let je op qua timing?

De natuurlijke overstapdatum is 1 januari, omdat contracten en bijdragen per kalenderjaar lopen. Reken terug vanaf je opzegtermijn: staat er drie maanden in je contract, dan moet je opzegging vóór 1 oktober vertrekken. Zet die datum vandaag nog in je agenda. Heb je een comité voor preventie en bescherming op het werk of een vakbondsafvaardiging, informeer die dan tijdig; dat hoort bij een correcte overstap.

Wat gebeurt er met de medische dossiers?

De gezondheidsdossiers van je werknemers gaan over naar de nieuwe dienst. Dat is wettelijk geregeld en vraagt van jou vooral een handtekening, geen administratieve verhuis. Je werknemers verliezen dus geen opgebouwde medische historiek.

Kost overstappen iets?

Aan de overstap zelf hangen normaal geen kosten, zolang je je opzegtermijn respecteert. Wat je wel meeneemt in de afweging: de tijd voor de opstart bij de nieuwe dienst en eventuele verschillen in aanrekenbeleid. Die laatste zijn meestal net de reden om over te stappen.